12_AGOSTO_2_5_TIPS_PARA_AHORRAR_DINERO_EN_UN_EVENTO_CORPORATIVO.jpg

5 tips para ahorrar dinero en eventos corporativos

Publicado por: Radisson Hotel & Suites Guatemala City

Cuando te asignan la organización, lo primero que se pregunta es cómo ahorrar dinero al hacer un evento empresarial.

Ahorrar dinero en eventos corporativos es una de las primeras asignaciones que tienes, y eso hablará de tu desempeño.

Aquí también se trata de rendimiento, pues por norma te asignan un presupuesto al que deberá ceñirse.

Hablamos con varios expertos en el tema de la organización de eventos para empresas, para conocer sus secretos. Aquí le resumimos lo que nos dijeron, en cinco tips para optimizar recursos.

1. Tener el control

Debes saber qué es lo que va a ocurrir. ¿Será una presentación? ¿Una conferencia?, ¿Un taller? ¿Un encuentro informal? Una vez que tengas claro lo que ocurrirá debe hacer un presupuesto para cada categoría.

Desde el lugar, los invitados, los viáticos, la logística, los servicios extraordinarios y hasta la decoración o ambientación. Eso te ayudará a controlar cada uno de los gastos.

2. Buscar alianzas o patrocinios

Encuentra formas de colaboración e intercambios. Si participan varias empresas en el evento, lo lógico es que también lo hagan en la organización.

Busca convenios en los que exista una fórmula gana-gana. Si ellos entregan algo, deben ser reconocidos o expuestos.

Un ejemplo sencillo es el de la empresa que paga los boletos de avión de los invitados a cambio de tener la oportunidad de instalar una mesa o un stand de atención dentro del evento.

3. Poder de Negociación

El lugar o la sede es lo primero. Entre los aspectos a tomar en cuenta está la cercanía, las facilidades y por supuesto los costos.

Si un sitio es accesible en precio, pero el acceso le genera un costo extra, entonces debe incluirlo en el presupuesto total. Conozca bien las instalaciones y revise su agenda.

Una manera de saber qué tanta ocupación tienen es decir que tienes dos o tres fechas tentativas para su evento, así sabrá la disponibilidad y podrá negociar con eso.

Si sus necesidades son varias al año, puede negociar un precio por todas. Eso le dará ahorros de entre 20 y 30 por ciento en este rubro.

4. Invitados

En muchos mercados la presencia de un orador extranjero atrae a la audiencia.

Si logras conseguir un presentador, conferencista o invitado internacional es probable que puedas negociar su hospedaje en el mismo hotel de la conferencia, dándole una ventaja en la negociación.

5. Optimizar la alimentación

Los gastos de alimentos pueden ser menores si se ofrece un buffet.

Si puede mover la hora del evento a horarios donde los asistentes ya hayan hecho sus comidas fuertes, es mejor y tiene un menor costo también en la sede, pues son horarios que pocos piden.

Estaos son simplemente algunos consejos. Lo importante es entender que, con una buena gestión, puede hacer un gran evento sin gastar demasiado.

 

Temas: Eventos corporativos

Suscríbase al blog para recibir información semanal acerca de cómo organizar eventos inolvidables.

Evento corporativo exitoso