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Cómo planear eventos corporativos

Publicado por: Zaira Ruano

Las empresas tienen en su gente al recurso más valioso y las que así lo asumen se distinguen del resto como exitosas y con gran proyección.

Valorar a los empleados deriva en una organización sana y con más oportunidades de crecimiento que a la postre también se traducen en ganancias para todos. Parte de este valor se plasma a través de las actividades y los reconocimientos externos..

Los eventos son los foros más importantes para las empresas ya que son el espacio para aportar, recolectar o vender ideas tanto al personal como a clientes externos, pero no todas las firmas saben cómo organizar eventos corporativos con un alto índice de satisfacción.

Con estas recomendaciones, elaboradas a partir de consejos de los mejores expertos, tú caminarás en la dirección correcta, aún y si no cuentas con mucha experiencia.

Tener claro el objetivo

Antes de pensar cómo planificar eventos corporativos debemos atender a una pregunta: ¿Para qué? Y tal vez no sea sencillo porque algunas veces ni las voces más influyentes de la empresa coinciden en esta visión. Así que valdrá la pena dedicar un momento a recabar las principales expectativas y así lograr unificar. A veces todo se resume en una palabra: vender.

Una vez que sepamos el objetivo hay que hacer que se transmita claramente a todos los involucrados en la organización a través de conceptos clave que estén presentes de varias maneras en todo el evento. Por ejemplo, si el objetivo es entregar unos reconocimientos a los mejores empleados, desde la invitación, hasta la sede del evento deberán tener frases visibles, cortas y fuertes sobre la importancia del esfuerzo.

Generalmente las empresas quieren analizar su desempeño, establecer metas, captar ideas, alinear las áreas o presentar un producto o la mejora de éste. Esta información es útil en todas las facetas de la organización.

Entregar experiencias

El marketing del evento es fundamental, no sólo para generar emoción entre los asistentes, sino para atraer asistentes.

El manual de “Cómo planear eventos corporativos” dicta que entre más razones demos al público para asistir, más grande será el público. ¿Cómo llenan estadios los grupos musicales? Les dan a sus seguidores las canciones que les gustan y emocionan, algo con lo que pueden identificarse y hasta, por un momento, olvidarse de su propia rutina. De eso se trata, de dar experiencias.

Desde la invitación por correo electrónico, hasta el informe de la actividad, debe inspirar a querer más. No es lo mismo: “Se le invita a la cena de la empresa el próximo viernes” a “¿Quieres saber el secreto del éxito de esta empresa? ¡Ven a escucharlo el próximo viernes!”

Hay que captar la atención a través de todas las plataformas posibles y pedir ayuda para difundir. Existen agencias o consultores expertos que gestionan información tanto a nuestros contactos como a la audiencia potencial, evalúa si los necesitas para aumentar tu público.

Los oradores son elementales, así que invierte en un buen comunicador que sabrá cómo transmitir el mensaje que deseas compartir.

Retroalimentación

Durante y al finalizar el evento es importante tener una buena retroalimentación de lo ocurrido para que las siguientes experiencias sean mejores. Registra una memoria gráfica y audiovisual de lo que ocurrió para hacer un análisis de los aciertos y de las áreas de oportunidad.

Cuando un evento concluye es fundamental que el organizador evalúe el rendimiento general basado en parte en las expectativas comunicadas por los principales interesados al principio, como en la experiencia de los asistentes.

Planificar un evento corporativo no es una tarea fácil, pero con estas referencias tendrás un punto de partida para alcanzar el éxito. 

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Temas: Eventos corporativos

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